Som skatteadvokat opplever man stadig at den næringsdrivende ikke er tilstrekkelig forberedt på hva et bokettersyn innebærer. Den næringsdrivende blir konfrontert med et regelverk de ikke kjenner i detalj, de forutsettes å kunne besvare ethvert spørsmål fra bokettersynsrevisor og de kan oppleve at forklaringer får et annet innhold i en skatterettslig sammenheng enn hva som var ment. I noen tilfeller medfører slike forhold feil inntekts- eller avgiftspåslag, tilleggsskatt/-avgift og unødige kostnader til klageprosess og rettssak.

Nedenfor vil vi gi noen råd om hvordan man bør innrette seg for at et bokettersyn skal gå så smertefritt som mulig og få et mest mulig korrekt resultat. Samtidig gis en oversikt over hvilke rettigheter og plikter den næringsdrivende har under et bokettersyn.

Et ettersyn kan gjelde egne eller andres forhold, skatt og / eller avgift, være begrenset til visse spørsmål eller gjelde generelt. I det følgende er det tatt utgangspunkt i bestemmelsen for stedlig kontroll, dvs. ettersyn hos den skattepliktige, jf Ligningsloven § 4-10 nr 1 b. De sentrale reglene for bokettersyn finnes i Ligningsloven, i forskrift til bokettersyn av 23.12.1983 nr 1839 (Forskriften) og i Skattedirektoratets melding 10/08 (Meldingen). Tilsvarende reglene gjelder langt på vei også for arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

Anbefalinger

Fra skattemyndighetenes side er målet med et bokettersyn i første rekke å finne feil i regnskap og selvangivelse som gir mer skatt og/eller avgift. Skatteetaten bruker utvelgelseskriterier som bransje, erfaringstall, indikatorer fra selvangivelse og næringsoppgave etc. for å plukke ut de næringsdrivende de skal avholde ettersyn hos. Det vil følgelig ligge en forventning fra myndighetenes side om at det under et bokettersyn skal finnes feil.

Dette innebærer ofte at spørsmålene fra bokettersynsrevisor blir stilt ut fra en skatte- eller avgiftsrettslig sammenheng. Dersom svarene fra den næringsdrivende blir gitt ut fra alminnelig språkbruk eller bransjeforståelse, kan dette legge grunnlag for feilslutninger og – beskrivelser i rapportene fra ettersynet. Slike feilbeskrivelser vil gjerne henge ved og bli lagt til grunn av skattekontor, klagenemnder og domstoler som objektivt korrekte, og de kan i verste fall danne grunnlag for uriktige inntektspåslag og tilleggsskatt.

Forventningen om at det eksisterer skatteunndragelser hos den næringsdrivende, kan også medføre at det kontrollørene opplever som uoversiktlige og rotete forhold svekker troverdigheten av regnskap og selvangivelser.

Motsatt vil imøtekommenhet og umiddelbar fremleggelse av relevante dokumenter, redegjørelse for relevante transaksjoner etc. styrke troverdigheten av de opplysningene som er gitt.

Vi anbefaler å følge disse rådene:

1. Skaff orden i papirene. Forbered kopi av årsregnskap, generalforsamlingsprotokoll, aksjeeierbok, styrereferat o.a.
2. Ta kontakt med skattekontoret ved varselet og spør om det er spesielle dokumenter, sentrale avtaler, transaksjoner eller annet som ønskes belyst, eller annet som kan forberedes og lette bokettersynsrevisors arbeid.
3. Besvar alltid henvendelser innen fristene, eller be om å få utsettelse med svarfrist. Som regel er det greit å få slik utsettelse.
4. Ta kontakt med skatteadvokat eller annen ekspertise umiddelbart ved varsel om ettersyn. Ha med rådgiveren på åpningsmøtet. Be om å få ettersynet utsatt hvis tidspunktet passer dårlig.
5. Originaldokumenter bør ikke utleveres. Ta kopi av dokument som utleveres, og få kvittering / liste over utlevert materiell.
6. Bruk rådgiver ved besvarelse av spørsmål.
7. Påpek feil i beskrivelser etc. umiddelbart, og få det nedtegnet skriftlig.

Gangen i et bokettersyn, rettigheter og plikter

1. Varsel, jf Ligningsloven § 3-5
Den næringsdrivende skal varsles om tid og sted for bokettersyn. Dersom tidspunktet ikke passer, har den næringsdrivende innen rimelig tid rett til å få ettersynet utsatt. Henvendelse til skattemyndighetene med forslag om alternativt tidspunkt bør skje umiddelbart.

Unntak for varsling gjelder der varsel vil sette formålet med undersøkelsen i fare. Det er særlig ved kontroll av utvalgte bransjer at det gjennomføres uanmeldte kontroller.

Krav om varsel gjelder heller ikke i de tilfellene hvor ettersynet er begrenset til fremleggelse av angitte dokument, jf Ligningsloven § 4-19 nr 1a.

2. Åpningsmøte
Ettersynet innledes vanligvis ved et åpningsmøte mellom bokettersynsrevisorene og den næringsdrivende. Under åpningsmøte gjennomgås de formelle forholdene vedrørende virksomheten, eierskap, opplysninger om type virksomhet, etc. Normalt spørres det om forhold vedrørende temaet for kontrollen. Det skrives gjerne referat som signeres av den næringsdrivende.

3. Rett til å være til stede, Ligningsloven § 3-5
Bokettersynsrevisorene skal legitimere seg, jf Forskriften § 2. Skattyter har rett til å være til stede ved bokettersynet. Dette gjelder også eventuell fullmektig, herunder revisor eller skatteadvokat. Skattekontoret kan for øvrig kreve at den næringsdrivende skal være til stede.

4. Befaring og besiktigelse, Ligningsloven § 4-10 nr 1 b
Skattemyndighetene har adgang til befaring av lokaler, anlegg, varelager etc. Det samme gjelder gjennomsyn av arkiv, regnskapsbøker, korrespondanse og andre relevante dokumenter.

5. Utlevering av dokument, Ligningsloven § 4-10 nr 1a
Bokettersynsrevisor har også rett til å få utlevert og eventuelt ta med seg relevante dokument. Som dokument regnes også elektronisk lagrede dokument, programmer og programsystemer. Det bør utarbeides liste over utleverte dokumenter som signeres av bokettersynsrevisor.

Originaldokumentene skal leveres tilbake så snart som mulig, eventuelt etter at det er tatt kopi, jf Forskriften § 7.

Jeg har opplevd at skattemyndighetene har rotet bort originaldokumenter som er innhentet under ettersyn. Den næringsdrivende har imidlertid ingen plikt til å utlevere originaldokumenter så sant en kopi vil oppfylle kontrollformålet. Vi anbefaler derfor at man kun utleverer kopier. Dersom originaldokumenter utleveres, bør man be om å få disse i retur snarest. Om mulig bør man sørge for å få tatt kopi ved utleveringen av originaldokumentet.

Ved stedlig tilsyn har skattemyndighetene også rett til å få fremlagt dokumenter som inneholder informasjon som er taushetsbelagt etter annen lovgivning. Dette gjelder eksempelvis helsepersonell. Etter praksis kan timebestillingsbøker kreves fremlagt.

Skattemyndighetene har imidlertid ikke krav på å få se dokument som ikke er av betydning for ligningen og kontrollen av denne, ei heller dokument som utelukkende gjelder andre skattyteres retts- eller forretningsforhold. Taushetspliktige opplysninger i et dokument som er pliktig å fermlegge, bør derfor sladdes.

6. Klage over pålegg om utlevering, Ligningsloven § 3-6
Dersom skattemyndighetene vil innhente opplysninger og dokumenter som den næringsdrivende mener ikke er utleveringspliktig, jf eksempelvis at det kun gjelder andre skattyteres forhold, kan han klage over pålegget. Klagen må fremsettes straks og senest innen tre dager. De aktuelle dokumentene skal i tilfelle forsegles inntil klagen er behandlet, jf Forskriften § 4.

7. Ingen utleveringsplikt av annet enn dokumenter
Jeg har erfart at bokettersynsrevisor mener de har rett til å få utlevert og ta med seg
fysiske gjenstander under et bokettersyn, slik som virksomhetens PCer eller server. Slik rett har skatte- og avgiftsmyndighetene ikke. De har imidlertid rett til å kopiere server eller få utskrift av aktuelle filer, med unntak av slike opplysninger som er unntatt utleveringsplikten, jf ovenfor.

8. Bokettersynsrapport, varsel og vedtak, Forskriften § 6, Ligningsloven § 9-7
I forbindelse med bokettersynet skal det utarbeides en rapport som også sendes skattyter. Rapporten inneholder gjerne forslag til skatte- og avgiftsmessige endringer. Skattyter vil ofte samtidig varsles om at slike endringer vil bli foretatt. Skattyter får en frist til å komme med sine kommentarer til rapporten / varselet. Har skattyter kommentarer, er det viktig at de sendes inn innen fristen.

Avsluttende kommentarer

For skattemyndighetene er bokettersyn rutine, og bokettersynsrevisor ”vet” av erfaring at de vil finne unndratte inntekter og feil i regnskapene. Samtidig kjenner de ofte ikke den næringsdrivendes virksomhet godt.

For den næringsdrivende vil et bokettersyn legge beslag på ressurser, og ofte oppleves som belastende. Dersom man kommer skjevt ut i kommunikasjonen med skattemyndighetene allerede under ettersynet, vil det ofte koste uforholdsmessig mye mer og være vanskelig å få dette rettet opp i senere klager eller under rettslig behandling.

Det vil derfor være en god investering å forberede ettersynet også fra den næringsdrivendes side. Vi vil i denne forbindelse anbefale at den næringsdrivende lar seg bistå av skattekyndig under bokettersynet. I samarbeid med skatterådgiver kan man da legge til rette for at ettersynet blir så effektivt som mulig, og med minst mulig totale kostnader for den næringsdrivende.